¿¡Quién pudiera volver a la infancia, donde 1 hora parecían 12, y un día, un fin de semana!? Y olvidar las agendas repletas de compromisos, listas de tareas interminables, alarmas por doquier, y este estilo de vida centennial, imposible de transitar con calma.
Un tiempo atrás, Virginia, una de mis coachees me comentaba: “Lo único que quiero es estar al día con los pendientes”, como si aquello fuera una posibilidad tangible. En materia de tiempos, en esta modernidad líquida que nos atraviesa, lo posible y lo suficiente están en tensión permanente. A veces, necesitamos realmente que el día dure 36 horas para poder cumplir con las obligaciones, estar al día como le gustaría a Virginia, y además dejar un espacio para el placer y el disfrute, que tantas veces dejamos de lado.
Es por eso por lo que les comparto ciertas premisas acerca del tiempo que debemos tener en cuenta para poder gestionarlo de la manera más asertiva posible, quizá no para “estar al día”, pero sí para hacer nuestra jornada de trabajo más productiva. Principalmente si somos líderes, y, además, colaboramos con la administración del tiempo de nuestro equipo:
- El tiempo es una unidad de medida absolutamente subjetiva. Un minuto puede ser mucho o poco en función de quién lo transite y de cómo lo transite. Por ello, lo primero que tienes que preguntarte es ¿Cuál es la relación personal que tengo con el factor tiempo? ¿Cuáles son los preconceptos que rigen mi pensamiento al respecto? Para luego analizar si ese vínculo es virtuoso y constructivo, caso contrario, tendrás que trabajar en él.
- En el trabajo no tendrás tiempo libre al menos que te lo propongas. Muchas veces, durante el ajetreo laboral deseamos disponer de un breve tiempo para estudiar, leer, hacer una llamada o simplemente salir a caminar para despejar la mente. Y, sin embargo, al concluir el día, nos damos cuenta de que no dispusimos ni 30 minutos para ello, como si el día nos hubiera comido como un Pac-Man. Procura ser proactivo con tu agenda: la decisión de tomarte esos 30 minutos tiene que salir de ti, y colocarlo en tu programa diario como un ítem importante, tanto como una reunión con el cliente estrella de la compañía.
- Mantén el equilibrio entre la eficiencia y la eficacia a la hora de hacer tu trabajo. ¿Cuántas veces nos esforzamos en la calidad de nuestro entregable, más de lo que nos piden o amerita? Seamos conscientes y coherentes con el esfuerzo que entregaremos en cada una de las tareas asignadas. Hay tareas que requieren rapidez con menos calidad, y otras, mayor performance.
- Centra la atención en las tareas urgentes/importantes de tu agenda diaria. Sólo tenemos capacidad de acción por sobre el día de hoy. El pasado es un recuerdo y el futuro una posibilidad. Si logramos centrar nuestra energía en el presente, nos aseguraremos un futuro próspero sin malgastar nuestro tiempo.
- Gestiona la energía de trabajo en función de la complejidad de las tareas a realizar y tu ritmo biológico. Si tu momento más productivo es la mañana, empieza el día haciendo tareas complejas, y no leyendo y respondiendo correos o mensajes de WhatsApp, lo que desgasta el caudal energético personal.
- Evita los imprevistos. Trata de silenciar el teléfono cuando no necesites utilizarlo, o bien cerrar la casilla de correo si necesitas concentrarte.
Salir de una tarea que estás realizando para responder un mensaje y luego retomarla, te quitará el foco pero además te sacará energía, extendiendo el tiempo de resolución de la tarea.
Estas son sólo unas entre tantas otras recomendaciones que podemos tener en cuenta a la hora de trabajar en la mejora de nuestra administración y organización de tiempo.
¿Cuáles otras se te ocurren o has experimentado que puedas compartirnos?
